レシートは保管しておく必要があります。
ただし、スクラップブック等にある必要はありません。
請求書・レシートをどう保管する？
経理をするときには、証拠書類が必要とされています。
法律のルールで請求書やレシートを保管する期間が決まっているのです。消費税の原則課税の場合にも。
その期間は7年。
法律のルールでは紙で保管することと保管する期間だけが決められていて、それ以外のこと、例えばどうやって保管するかは決められていません。
請求書をメールでやりとりするようになったことを踏まえて、請求書やレシートの少しずつ変わりそうな流れですが、紙のやりとりもまだ多いです。
請求書はファイリング
請求書はファイリングしておくのが通常です。
紙で届いたものは、穴あけしてファイリングします。ただ経理したあとの使いどころはほぼないです。
税務調査があれば、そこで請求書を見せてほしいと言われることがあります。
そういうときにすぐに出せるようにまとめておくのがおすすめです。
人数が多い会社だと、いつでも見やすいように番号をつけたり、色のついた紙を挟んでわかりやすくしているケースもありますが、そこまでやらなくてもいいでしょう。
ひとりしごとであれば、年ごと、月ごとにまとまっていれば大丈夫です。
仮に税務調査で必要になったとしても、充分に探せます。
そもそも税務調査なんてしょっちゅうあるものではないので。
レシートは保管しておけばいい。
レシートはどうするか?
スクラップブックを買ってきて、そこに貼り付けるという例もありますが、やめましょう。時間がもったいないです。
買い物が多ければ、そこにかかる時間はそれなりになります。その時間を他のことに使いましょう。
では、どう保管するか。
ルールはないので一例になりますが、封筒やジップロックのようなものに月別に放り込んでおく。あるいはアコーディオン型のケースに入れておくといったことで充分です。
わたしは、冒頭の写真のようにアコーディオン型のケースに月別に分けて放り込んでいます。
法律では保管とその期間だけがルールです。やりすぎないようにしましょう。
毎日使うものならともかく、最初に経理したらそれ以降は保管していてもほぼ見る事は無いもの。
キレイさは求められません。めちゃめちゃ手を抜いていいところです。
