2022年1月1日以降の請求書などがデータと紙で届いた場合の保管方法。

2022年1月1日以降の取引の請求書をメールで受け取った場合、データで保存しないといけません。

データでも紙でもやり取りするようなケースはどうなるか?まとめてみました。

メールで請求書をもらったら?

2022年1月1日以後の取引から経理書類の保存方法が変わります。

メールで請求書などのやりとりをした場合、その請求書をPDFファイルなどで保存しないといけなくなります。

メールに請求額が直接記載されている場合には、そのメールを保存することになります。

こちらの記事にもまとめています。

2022年1月からメールで届いた請求書はファイルで保存しないといけない。 – 植村豪税理士事務所|オンライン(Zoom)対応・愛知県大府市に在住

郵送で届いた請求書は?

では、郵送で届いた請求書はどうするのか?

紙で届いた請求書はこれまでと同様に紙で保存することになります。

となると、

  • メールで届いた請求書は、データで保管。
  • 郵送で届いた請求書は紙で保管

という2本立てになります。

そうすると、「紙でやりとりした方がいいじゃん?」となるかもしれませんが、これは時代に逆行するので、避けたいものです。

むしろ、紙で受け取ることを減らして、紙を減らす方向が望ましいかと。

まぁ、取引先の協力も必要にはなりますが。

データでも紙でも届いたら?

まずはデータで送ってもらい、その後に郵送で紙の請求書が届くということもあるかもしれません。

その場合は、内容がまったく同じであれば、紙で保管し、データは不要になります。

「結局、紙が優先されるのか…」と今回のルールの中途半端感は否めません。

なんのための変更なのだろうかと。そもそも2重にやり取りする必要があるかどうか。

ただ、

  1. 見積書や納品書はメールで受け取り
  2. 請求書は郵送で受け取り

という場合には、それぞれの記載内容が違うので、

  1. 見積書や納品書はPDFなどデータで保管する
  2. 請求書は紙で保管する

ということになります。両方の保存が必要になるわけです。

手数は増えるので、そもそものやり取り自体を見直したほうがいいかと。

手間はかかりますが、この際、紙のやりとりを減らすチャンスだと機会と割り切るしかないでしょうね。


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