2022年1月からメールで届いた請求書はファイルで保存しないといけない。

2022年1月から経理書類の保管のルールが変わります。

今回はメールでやりとりする場合に限定してまとめてみました。

2022年1月から経理書類の保存ルールが変わる

2022年から経理書類の保存方法が変わります。

注文書や請求書、領収書などメールで送ったり、受け取ったりした場合、これまではプリントして紙で保管するというのがルールでした。

2022年1月1日以後に行う取引の場合には、PDFファイルやスクリーンショットなどのデータで保管する必要があります。

そこには、日付、取引先名、金額という情報が必要です。

プリントして紙で保管することはできなくなるのです。

もし、メールに請求書などのPDFファイルを添付するというかたちではなく、メールに直接、請求書や見積書に代わる内容が記載されていれば、そのメールをPDFファイルなどにして保管する必要があります。

ということで。2021年12月31日までにやりとりしたデータであれば、プリントして紙で保管、1月1日からはデータで保管するという流れです。

会社の場合、決算月などは関係ありません。1月決算なら12月までは紙で保管、1月はPDFなどでの保管となります。

もし、保管していなかったらどうなるか?

場合によっては、青色申告の取消しもあり得るということなので、穏やかではありません。

メールのままでもいいような気がするのですが、ルールなので仕方ありません。

データを検索できることが必要

その保管したPDFファイルやスクリーンショットは、検索できるようにしておく必要があります。

検索は

  • 日付や取引先名、金額で範囲指定して検索できること
  • 2以上の組み合わせで検索できること

というのが要件です。

そのしくみをつくろうとすると、現実的なのはExcelによる管理です。

PDFのファイル名に通し番号をつけて、Excelの台帳(通し番号、日付、取引先名、金額が入った台帳のイメージ)で管理することになります。

台帳はExcelのテーブルを使いましょう。データの検索ができますので。

Excelの「テーブル」は超スグレモノ 見やすさ、使いやすさ100点の表に一瞬で変わる! | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

それをパソコンのディスプレイで見ることができ、税務調査の場合などにはすぐにプリントできるようにしておくという環境も必要になります。

そのあたりは問題ないかとは思いますが。

訂正削除の防止措置

税務署はデータであるがゆえに、改ざんがされないかどうかというのを気にしています。

それを担保するのに、こちら側で3つのいずれかの対応が必要になります。

  1. 取引先が送ったファイルにタイムスタンプ
  2. こちらが受け取ったときにすみやかにタイムスタンプ
  3. 訂正削除の防止に関する事務処理規定をつくり、そのルールで管理する

タイムスタンプを押すというのは敷居が高いので、事務処理規定をつくるというのが現実的でしょうね。

事務処理規定のサンプルはこちらにあります。

参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁

今回はメールを想定してまとめていますが、実際にはネット取引で紙で請求書や領収書、見積書などが発行されない取引はすべて対象になります。

そのあたりは、また別で記事にします。

 


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