じぶんで経理をやっていると、おかしい数字になっていることがあります。
明らかにおかしな数字がないように、おかしな数字がないかをチェックしておきましょう。
決算書や試算表は提出するもの
自分で経理をやる場合、やったままにせず数字をチェックするべきです。
後で見返してみると、意外とミスがあったりするものです。
決算書は税務署に提出しますし、銀行にお金を借りている場合、決算書に加えて、定期的に試算表を提出することもあるでしょう。
税金も数字をもとに決めますし、銀行からお金を借りる時にも決算書や試算表の数字をもとにいくら貸せるかを決めています。
特に銀行には申告書だけでなく、試算表も定期的に提出する場面がありますし、融資を受けるときの判断資料にもなります。
求められたときに、サッと提出できるように 数字のチェックをしておきましょう。
「この数字はおかしい…」と思われるケース
決算書や試算表をパッと見て、すぐに「この数字はおかしい‥」と分かるのは次のようなケースです。こういう数字がないようにしておく必要があります。
残高がマイナス
貸借対照表の残高は原則としてプラスで、マイナス残高というのは貸倒引当金や利益剰余金以外ではありません。
残高がマイナスになっていないかどうかを確認してみましょう。
ブラスの残高であればいいというわけではなく、その残高の内訳がわかる状態が正しい残高となります。
現金の残高が多すぎる
現金というのはここでは小口現金のことをいいます。
たとえば、現金が100万円以上あるというのはおかしいでしょう。そもそもちゃんと管理できているかどうか。
それだけの残高があれば税務署にも、銀行にも「金庫に100万円以上あるのですか？」と疑われても仕方ありません。
現金を使うのを止めて、「事業主借」を使いましょう。会社の場合には、「役員借入金」を使うのがおすすめです。
売掛金がちっとも減らない
売掛金の残高がちっとも減っていかない、という場合、粉飾を疑われる可能性があります。
本当に未回収なのであれば、早めに回収するようにしましょう。銀行には、その旨を説明しておくべきです。
仮払金が多すぎる
仮払金の残高が多すぎる、さらに前より増えているという場合があります。
どんな支払いなのか不明、あるいは、どんな科目がいいのかわからなくて、そのままになっている、だんだん増えているというようのが原因。
ためればためるほど抜け出せなくなるアリ地獄。仮払金の残高は、常にゼロになるようにしておきます。
仮払金が多いと、私的にお金を使い込んでいるとか、経理がいいかげんだと疑われます。
想定している数字か？
自分の仕事について経理をやっている以上、自分の想定と数字に大きなズレはないはずです。
数字と想定にズレがあれば、経理を間違っている可能性があります。
チェックは毎月やる
経理は会計ソフトに数字を反映させればいいだけでなく、その数字が正しいというところまでやって意味があるものです。
人がやっている以上、ちょっとしたミスはあります。
だからこそ、ミスがないか、不明なものを整理するなどして数字の精度をあげておきましょう。
数字のチェックは、残高試算表や推移表を見てというのも1つですが、 会計ソフトからデータをエクスポートしてExcelでグラフにしたり、オートフィルタ、ピボットテーブルなどで集計すると気付けるミスもあります。
適当に経理をやっていても、「経理いいかげんだなぁ」と疑いの眼で見られることになります。そう思われたら負けです。融資にも影響するでしょうし。
毎月残高を合わせたり、数字のチェックをしておけば、銀行に「試算表をもらえますか？」 といつ言われてもサッと提出することができるわけです。
