請求書は紙で渡さないといけないと思われがちですがそうでもありません。
わたしはお客様に請求書をメールで送っています。（写真はあえての紙ですが…）
請求書は紙で保存するルール
税金の書類については、保管のルールがあります。
保管期間は7年。（法人は欠損金の関係で10年まで）
通常、請求書は紙でわたすことが多いかと思います。
ただ、紙で渡すとなると、直接会ったときにわたすか、郵送するかになります。
郵送するとなると、封に入れてポストに投函する必要がありますし、直接会うとなると渡すのが遅れます。
請求書を渡すためだけに会うというのは、時間を考えてもやってはいけないことです。
そもそも、お客様に請求書を渡す方法は紙でなくても問題ありません。
請求書は紙でわたさなくてもいい
請求書をどう渡すかのルールはありません。
たとえば、メールで送ってもいいわけです。
もし、紙で渡すとなると、お客様の数だけ封筒を準備しないといけないですし、ポストに投函する必要がありますが、メールならそういう手続きは不要です。
わたしはクラウドの請求書ソフトを使って、月初に当月分の請求書をメールで送っています。
すぐにお客様に渡せるのがメリットです。
もし、パソコンが使えないようなお客様がいらっしゃる場合なら、Webゆうびんを使ってパソコンから手続きすれば、封筒は必要ありませんし、料金も良心的です。
これまでに「紙で送ってもらいたい」という声はありません。
ひとりでしごとをするなら、減らせる手数は減らしましょう。
入金もチェックや工夫が必要
請求書をメールで送って、入金予定日が過ぎたら未入金がないかどうかもチェックしておきたいところです。
もし、入金がなかったらすぐにメールでお客様に確認しましょう。わたしは月末入金で翌月初にはチェックしています。
ただ、ちょっと考えたいのは、こちらの請求書に問題がないかどうか。
たとえば、振込期日の記載がないなら、記載していないと「まぁそのうちに」と思われても仕方ありません。
しごとをする以上は、お金のやりとりもしっかりしておきたいものです。入金していただけるような工夫も。
理想は前もってお金をいただく、前受金にすることです。
