書類を保管したいならネットに保管しましょうオススメはDropboxです。
書類は増えていく
仕事をする中で、悩ましいのは資料の保管場所。
例えば本にしても書類にしても、紙で保管していれば保管場所のことを考えざるをえません。
ただ、限られたスペースであれば、本棚や書庫を置くにも限界があります。
とくに、フリーランスや1人社長のような1人仕事の場合は、自宅でしごとをすることも多いでしょうから、スペースも限られます。
紙を減らせばいいわけですから、何とか解決したいものです。
わたしは、資料を書庫では保管していません。仕事関係の資料はすべてDropboxに保管しています。
税金のルールで、保管することになっているレシートや請求書など以外は、ほぼDropboxです。
クラウドに保管するメリット
クラウドストレージであれば、部屋のスペースは必要ありません。ネット上に保管するわけなので。
さらにどこにいても、取り出せる、検索して探せるというメリットがあります。
紙の資料しかなければ、それをスマホでスキャンして、PDFファイルにして保管しています。
で、紙はもらわない、もしくは捨てるという感じです。
そのクラウドストレージ（保管庫）には、いろいろな種類があります。
主なものはDropbox、Googleドライブ、MicrosoftのOneDriveといったところでしょうか。
どれを使うにも、無料で使える部分も多いので、ぜひ試してみましょう。
私はDropboxを使っていますが、その理由は同期の速さです。
Dropboxには、
- ファイルが共有しやすい（リンクなどで）
- PCにファイルの空箱だけをおき、容量を使わないスマートシンク
- 万が一、ファイルを消してしまったときは、巻き戻しという30日ほど前のファイルにまで復元することができる
という特徴があります。こうした機能がファイル保管のリスクヘッジにもなるわけです。
この機能は有料プラン（Dropbox Plus以上）でないと利用できませんが、それでも年間16,000円ほどです。さらに2TBの倉庫を借りることができるわけですから、元は取れています。
Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由（ワケ） 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
仮に書庫を買おうと思ったら、もっと高いですし、保管場所も考えなければいけません。メリットは少なくないはずです。
クラウドも整理する
基本はクラウドストレージに保管すればいいのですが、容量があるからと言っても、ファイルが多すぎると、検索するにも時間がかかります。
定期的に整理をしたほうがいいでしょうね。
必要なファイルを残し、いらないファイルは削除したりと言うこともやっておきましょう。
部屋を整理するのと同じイメージです。
部屋が片付いているとスッキリしますし、どこに何があるかもわかるでしょうから。
机はきれいにするようにしていますが、本棚に関しては積ん読の本が出てきたので、ちょっと本も整理しないと…。
