決算書や申告書はデータで持っておく。

税金の資料には紙でも保管が必要なものがありますが、決算書や税金の申告書はデータでも持っておくようにしましょう。

紙で保管する必要があるもの

税金のルールとして、紙で保管することが必要なものがあります。

総勘定元帳、請求書にレシート、領収書など。(一応、スキャナ保存というのはありますが、条件が厳しく現実的ではありません。)

保管期間は7年。

会社は会社法などのルールもあり、決算書や申告書については、最低でも10年は紙でとっておきたいところです。(赤字の場合の欠損金の期限が最大10年)

ただ、なにか調べたくなるなどあとのことを考えると、決算書や申告書、届出書などはそれ以後もデータでもっておきたいところです。

データ必要とされる場面

決算書がデータで必要とされる場面が出てきました。

最近で言うと、持続化給付金や家賃支援給付金、一時支援金などでは、申告書関係や売上の元帳が必要でした。

国にしてみれば、日本中のフリーランスや会社からの申請を審査しないといけないわけですから、紙ではやりきれないはずです。

途中で紙がないというトラブルもあるでしょうし。

今後も同じようなことがあれば、この方向性でしょう。

その意味でも、決算書や会計データなどは、データで持っておくべきです。

データならできること

会計の情報をデータで持っておけば検索することができます。

会計ソフトから仕訳データをエクスポートしておいて、複数年のデータを1つにまとめておくというのもやっておきましょう。

データはExcelで使えますから、グラフにしたり、集計することもできます。

紙で探そうと思うと、ファイルを引っ張り出してきて、ページをあっちこっち探す必要がありますからなかなかこうはいきません。

せっかく経理をやるなら、税金の計算のため以外にも活用していきましょう。


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植村 豪ひとり税理士・ひとり社長・Macユーザー
相続税の申告やひとり社長・フリーランスのひとりしごとなどをサポート。スポット相談、個別コンサルティング、クラウド会計の導入コンサルなどを提供。著書に「十人十色の『ひとり税理士』という生き方」(共著)