ひとりしごと専門・相続税申告(スポット相談可)愛知県大府市に在住

必要な資料をどこにしまうか? Dropbox(クラウドストレージ)を使ってみる。

  
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必要な資料をどこにしまうか? Dropbox(クラウドストレージ)を使っ...

書類を保管したいならネットに保管しましょうオススメはDropboxです。

書類は増えていく

仕事をする中で、悩ましいのは資料の保管場所。

例えば本にしても書類にしても、紙で保管していれば保管場所のことを考えざるをえません。

ただ、限られたスペースであれば、本棚や書庫を置くにも限界があります。

とくに、フリーランスや1人社長のような1人仕事の場合は、自宅でしごとをすることも多いでしょうから、スペースも限られます。

紙を減らせばいいわけですから、何とか解決したいものです。

わたしは、資料を書庫では保管していません。仕事関係の資料はすべてDropboxに保管しています。

税金のルールで、保管することになっているレシートや請求書など以外は、ほぼDropboxです。

クラウドに保管するメリット

クラウドストレージであれば、部屋のスペースは必要ありません。ネット上に保管するわけなので。

さらにどこにいても、取り出せる、検索して探せるというメリットがあります。

紙の資料しかなければ、それをスマホでスキャンして、PDFファイルにして保管しています。

で、紙はもらわない、もしくは捨てるという感じです。

そのクラウドストレージ(保管庫)には、いろいろな種類があります。

主なものはDropbox、Googleドライブ、MicrosoftのOneDriveといったところでしょうか。

どれを使うにも、無料で使える部分も多いので、ぜひ試してみましょう。

私はDropboxを使っていますが、その理由は同期の速さです。

Dropboxには、

  • ファイルが共有しやすい(リンクなどで)
  • PCにファイルの空箱だけをおき、容量を使わないスマートシンク
  • 万が一、ファイルを消してしまったときは、巻き戻しという30日ほど前のファイルにまで復元することができる

という特徴があります。こうした機能がファイル保管のリスクヘッジにもなるわけです。

この機能は有料プラン(Dropbox Plus以上)でないと利用できませんが、それでも年間16,000円ほどです。さらに2TBの倉庫を借りることができるわけですから、元は取れています。

Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由(ワケ) 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

仮に書庫を買おうと思ったら、もっと高いですし、保管場所も考えなければいけません。メリットは少なくないはずです。

クラウドも整理する

基本はクラウドストレージに保管すればいいのですが、容量があるからと言っても、ファイルが多すぎると、検索するにも時間がかかります。

定期的に整理をしたほうがいいでしょうね。

必要なファイルを残し、いらないファイルは削除したりと言うこともやっておきましょう。

部屋を整理するのと同じイメージです。

部屋が片付いているとスッキリしますし、どこに何があるかもわかるでしょうから。

机はきれいにするようにしていますが、本棚に関しては積ん読の本が出てきたので、ちょっと本も整理しないと…。