紙を使わないトレーニング ペーパレスを始めてみよう

ひとりしごとをするときに紙を使っていると、保管場所にも困りますし、探すのにも時間がかかります。

効率を上げるためにもペーパレスを始めてみましょう。

紙を使うデメリット

ひとりでしごとをするなら、部屋の広さはそれほど必要ありません。

ただ、紙で書類を保管するとなると、やはり場所は必要になります。

税金のルールで保管が必要とされるレシートやら申告書やら決算書などは、7年とか10年とか保管が必要な書類。

紙の本もあるでしょうし、それを考えても保管スペースは限られてきます。

だからといって書類の保管場所として事務所を借りるかといえば、そういうことでもないでしょう。

それはコロナが前提の今とは逆行しています。

しごとをするなら、書類のヤマの中でしごとをする、部屋が片付かないというのは避けたいところです。

  • 机の上がチェック資料でいっぱい
  • 書庫を置いて過去の資料をファイル保管している

というのは工夫次第でなくせます。

なるべく紙を増やさずにしごとをするのです。

紙を使わないトレーニング

紙を使わないようにするには、ファイルを使うことが欠かせません。

  • 紙のかわりにPDFファイル
  • 郵送しないでメールもしくはチャット
  • 保管は書庫でなくクラウド

というように変えていきましょう。

書庫については、わたしはDropboxを有料で契約しています。

Dropbox Plusという月額1,200円のプランで2TB保管できます。わたしは年払いしています。

ただの書庫ではなくファイルを復元できる機能もあり、検索もできますし、クラウドですからどこにいてもファイルを確認することができます。

Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由(ワケ) 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

これが紙の書庫ならどこでも確認するというわけにはいきませんし、1つずつ探さないといけないわけですから、その差は大きいです。

ということで、有料でも元はとれています。

2GBまでは無料でも利用することができます。

Dropbox – 個人向けプランの料金を比較

チェックはiPadがおすすめ

紙で資料をチェックしたいということもあるでしょう。

その場合にはiPadがおすすめです。Dropboxに保管したPDFファイルをiPadに読み込み、ApplePencilでチェックすることができます。

Appleのメモアプリもありますが、アプリがあると便利です。

iPadで有料のノートアプリを使う価値はあるのか?(Notability・GoodNotes5) | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

紙の情報は、Scannableというアプリでスキャンしてファイルにしてから、Dropboxに保管したり、iPadで読み込んでいます。

現在はApple Pencilが使えるiPadは、3万円台からありますし、コスパの高さでは、iPad Airも検討の価値はあります。

違いはApple Pencilの充電方法などにあります。使いやすさは、断然第2世代のApple Pencilです。

わたしはiPad Pro11インチを使っていますが、手軽さとサイズともに満足しています。

ペーパレスの起点として、iPadに投資してみるのもおすすめです。


ABOUT US

植村 豪ひとり税理士・ひとり社長・Macユーザー
相続税の申告やひとり社長・フリーランスのひとりしごとなどをサポート。スポット相談、個別コンサルティング、クラウド会計の導入コンサルなどを提供。著書に「十人十色の『ひとり税理士』という生き方」(共著)