経理のタイヘンさを減らすために現金払いを減らすというのをおすすめしています。
現金払い、ゼロにはできませんが、それでも減らすことで経理はラクになるからです。
経理がタイヘンになる理由
経理にはタイヘン、めんどくさいというイメージがあります。
ただ、経理は仕事をする上では欠かせないものです。
ときにどちらの道を行くか、判断しないといけないという場面があります
そのときに数字を拠り所にすることができます。
ただし、経理をしていて初めて使える数字。経理していなければ判断材料としてまったく使えません。
どのみち、やるべきことであれば、そのハードルを下げていきましょう。
タイヘン、めんどうというイメージになる原因は、経理をためてしまうこと、そして入力するデータが多いということ。
これは、工夫次第で減らすことができます。
まず処理する量を減らすには、毎日あるいは数日おきに経理すること。日々やる習慣ができれば、1日あたり経理するのはレシート2〜3枚でしょう。
そして、手入力を減らすためには、現金払いを減らすことです。
現金払いを減らしてみる
お店で現金払いをすると、レシートを受け取ります。
レシートがあるのにわざわざ「領収書もらえますか？」と言っているのを耳にすることがありますが、手書きしてもらうのは、店員さんにとっても、こちらにとっても時間のムダです。
レシートさえあれば大丈夫です。
ただ、レシートは紙。紙の情報しかなければ、経理は手入力するしかなくなります。
そこで、現金払いに変えて、ネットバンクでの振込み、クレジットカード払いや電子マネーで払うようにするのです。
いまや、クレジットカード払いや電子マネーで支払えるお店は多いです。
クラウド会計を使っていれば、ネットバンクやクレジットカード、 Suica などのデータは連携することができます。
イチから入力する必要がなくなるのです。（PayPayなど連携できないものもあります。）
現金払いをゼロにすることは難しいですが、現金払いを減らすことは工夫次第でできます。結果、経理でレシート見ての入力は減らせます。
ぜひ、試していただければ。
レシートはきっちり保管しておく
勘違いしてはいけないのは、もらったレシートを捨ててはいけないということ。
税金のルールで7年間保存しないといけないことになっていますので。
ただ、スクラップブックにのり付けする必要はありません。そこは力を入れるところではありませんので。
なくさないように年ごと、月ごとに封筒やクリアケースに入れて保管しておけば大丈夫です。
次に見るのは、税務調査があったとき。
税務調査があるとも限りませんが、なにかあったときにサッと出せればいいのです。
クレジットカードで決済すると、クレジットカード会社から利用明細書が届きますが、これは残念ながらレシートの代わりにはなりません。
クレジットカード決済をしたときにお店からもらうレシートが保管すべき書類です。
お店と取引しているのであって、クレジットカード会社から買っているわけではないのですから。
