月次決算でわかりやすい勘定科目の決め方 自分なりのルールで決めればいい

勘定科目は何がいいのか?

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経理をしていれば、誰もが考えたことのある疑問です。

勘定科目の設定基準は実態を把握しやすいかどうかでいい

「勘定科目を何にしたらいいか?」この仕事に就いた頃からお客様からもよくある質問です。

弥生会計の科目設定画面で見てもたくさんの科目があります。

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損益計算書の費用科目だけでもこれだけあり、科目設定にはどれにしたらいいか迷ってしまいます。

でも、勘定科目の厳密なルールはありません。

であれば、自分で月次決算を見るときにわかりやすい科目にすればいいのです。

なんでもかんでも初期設定の科目に当てはめようとすると、実態を把握しにくかったりすることもあります。

金額が定期的にある程度発生する費用であれば、私の場合であれば、例えば「ブログ運営費」や「税理士会費」など別の科目を作ってもいいわけです。

逆に年1万円にも届かないなど全体から見て少額の費用であれば、わざわざ科目を作る必要はないでしょう。

科目は考え方しだい Case of 研修費

先程説明したように科目のルールはないわけです。

業種によっても、フリーランス、会社によっても、まるっきり科目体型が同じということはほとんどないでしょう。

研修費で考えてみたいと思います。

東京の研修に参加した場合、研修代8万円と新幹線等の交通費2万円の費用がかかったとします。

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この場合、研修代については「研修費」で、交通費については「旅費交通費」で経理するのが一般的ですが、研修に参加するには東京に行くための交通費は必然的に発生するわけです。

そういった意味では、交通費も含めて「研修費」として考えることもできます。

同じ交通費なのに、その用途で一方では旅費交通費に、一方では研修費になることに違和感を覚えるかもしれませんが、これも1つの考え方です。

ただ、交通費も含めて研修費にすることのメリットは、実態として研修にいくらかかったかがわかるということです。

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東京近郊に住んでいれば、研修代だけをみればいいですが、名古屋から東京に行くとなると交通費も含めて考える必要があります。

交通費を旅費交通費とすると研修の交通費は他の交通費と紛れて、実態として研修にいくらかかったのかはわかりにくいという面も。

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他人に迷惑をかけるわけではないので、自分で決めればいいのです。

大事なのは、月次の実績を把握するときにわかりやすいかどうかです。

自分が数字を把握しやすいように科目を決めましょう。

あるときは研修費、あるときは交通費でなく、一度決めたら続けよう

「この取引の内容であれば、この科目にしておこう」とするのは、その時だけでなく翌期以降も継続していくことが大事です。

なぜなら、月次決算をしっかり活用しようと思えば、前月比較や前年比較は欠かせないからです。

同じ取引なのにあるときはこの勘定科目、別のときはあの勘定科目では、比較ができなくなります。

その月の実績だけ見ても、よくなっているかどうかは把握しにくいです。

実態を把握しやすくするための基準として、勘定科目は同じ科目を継続してつかうべきです。

費用が大きく、別科目にしたほうが実態を把握しやすいという判断になれば、新しく科目を作ればいいでしょう。

ただ、税務申告のときに特殊な科目だと税務署で「何この科目??」となるかもしれないので、決算書では通常よく使われるような科目に変えるのも1つの考えです。

私もそのようにやっています。

法人であれば、多くの会計ソフトで試算表の科目と決算書の科目を変えることができます。

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大事なのは、使いやすい月次決算をすることです。費用の平準化もしてみましょう。

コチラの記事で書いています。

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【編集後記】
昨日は新規のお客様と打ち合わせ。現状のヒアリング、業務内容の説明を。^_^